Si adresser un mail est devenu un automatisme, force est de constater que parfois, on se pose la question de savoir si notre interlocuteur est bien un professionnel, car sa signature est bâclée, voir inexistante. Si on peut le pardonner à certains pros (électricien, jardinier, etc.) pour lesquels, l’expertise est loin de l’administratif, c’est moins pardonnable pour ceux du secteur du tertiaire, des services à la personne qui s’adressent aux humains ou à nos animaux de compagnie, etc. Cette négligence est assimilée à un manque de qualité, de soin, d’attention et donc d’intention.
La signature d’émail fait partie de l’image de l’entreprise. Elle fait donc partie du pack des supports de communication à ne pas négliger. Courte, mais condensée, elle doit comporter les éléments qui vous identifient, et aussi ceux qui permettent de découvrir l’entreprise. Par contre, ce n’est ni un mini-cv ou un guide juridique de la communication électronique !
Les éléments de la signature
La signature doit comporter au minimum le prénom, le nom de famille et la fonction (pour identifier l’interlocuteur), mais aussi la raison sociale de l’entreprise, un numéro de téléphone (poste direct ou celui de votre assistante) fixe ou mobile, l’adresse e-mail (bah oui !) et celle du site web de l’entreprise (ou des sites s’il y en a plusieurs).
Ensuite, les autres éléments sont fioritures : vous pouvez ajouter l’adresse postale de l’entreprise ou de l’agence, le numéro de télécopie, les liens sur les réseaux sociaux (Viadeo, LinkedIn, Twitter, Facebook…), un slogan, une image (type bannière)…
L’idéal est de faire tenir tout cela sur 4 lignes environ…
La valeur des disclaimers
C’est quoi un disclaimer ? Un disclaimer d’émail est le texte ajouté en fin d’e-mails afin de prémunir l’entreprise d’éventuelles conséquences juridiques ou des avertissements commerciaux et marketing. Cela correspond en français à une « exclusion de responsabilité légale ».
Si vous n’avez pas d’activité à l’international, je vous conseille d’éviter ces textes. Aucun texte de droit français, loi ou règlement n’oblige l’expéditeur d’un e-mail d’inclure dans son message électronique un tel message d’avertissement. Il ne sert donc à rien dans notre contexte juridique.
Par contre, si vous exportez ou importez, renseignez-vous auprès de votre conseil juridique pour chaque pays. Votre activité demande peut-être de protéger la communication électronique dans un ou plusieurs pays.
Et concernant le message écolo, inciter vos interlocuteurs à ne pas imprimer les mails ne me semble plus aujourd’hui nécessaire, mais pourquoi pas… Je vous laisse consulter l’article vous permettant d’insérer cette mention dans votre signature.
Images ou pas ?
Si vous souhaitez mettre votre photo (type photo d’identité), posez-vous la question de savoir ce que cela apportera à la signature de mail. A moins d’être animateur de salon ou d’autres évènements, vos interlocuteurs ont-ils besoin de vous reconnaître ?
Dans tous les cas, que vous optiez pour une photo-portait ou une bannière, réduisez au maximum le poids de l’image et choisissez une photo pouvant être utilisée dans un contexte professionnel. Ceci étant assez relatif, consultez votre entourage pour savoir si la photo retenue est vraiment professionnelle.
Bonjour,
D’un point de vue légal, peut-on insérer un lien vers nos réseaux professionnels (Linkedin, Viadeo,…) dans la signature de notre messagerie fournie par notre employeur ? Est-ce que cela peut nous être reprocher ?
Cordialement,
Bonsoir,
Je n’ai pas de “compétences” juridiques, mais par expérience, j’ai observé que pour les marketeurs et commerciaux, c’est souvent l’entreprise et le métier qui imposent de travailler aussi sur les réseaux sociaux (donc de mettre les références de son profil dans sa signature) et l’entreprise paye l’abonnement quand il est nécessaire.
Mais si vous avez un doute, le mieux reste toujours de demander à votre employeur, non ? Il y a en effet l’aspect légal, mais aussi l’aspect relationnel. Si votre boss est parano ou susceptible, le prévenir évitera de guérir et dans tous les cas, je pense qu’il appréciera votre démarche plutôt que de le découvrir par lui-même un beau jour.
Par ailleurs, que ce soit en tant que salarié ou en tant qu’employeur, je vous invite à réfléchir s’il est judicieux d’utiliser son compte (votre profil) dans le cadre de l’entreprise.
* En tant que salarié, vous n’êtes pas définitivement lié à elle et votre profil est personnel. Après votre départ, cela signifie qu’il y aura un certain nettoyage du compte à faire. Et il est vrai que garder des contacts avec la clientèle peut en effet apporter quelques ennuis, si cela se cumule avec d’autres démarches peu respectables.
* Pour les employeurs, je déconseille de lier les pages de l’entreprise (que ce soit sur Facebook, viadéo, Linkedin, etc.) à un profil salarié parce que quand il part, c’est déjà souvent problématique techniquement (qui reprend le flambeau, comment transférer la page sur un autre compte, etc.), mais si en plus le départ est difficile, l’entreprise peut avoir de mauvaises surprises (problème d’accès aux pages, modification des contenus, etc.)… Et au moment du départ, on ne pense pas vraiement aux pages sur les réseaux sociaux.