Tutoriel : la signature pour des mails professionnels

Si adresser un mail est devenu un automatisme, force est de constater que parfois, on se pose encore la question de savoir si notre interlocuteur est bien un professionnel, car sa signature est bâclée, voire inexistante. Si l’on peut le pardonner à certains pros tels que les artisans pour lesquels l’expertise est loin de l’administratif, c’est moins pardonnable pour ceux du secteur du tertiaire, des services à la personne, etc. Cette négligence porte atteinte à l’image de l’entreprise parce qu’on lui associe immédiatement un manque de qualité, de soin, d’attention et donc d’intention.

La signature d’Email fait en effet partie des éléments concourant à  l’image de l’entreprise. Elle fait donc partie du pack des supports de communication à ne pas négliger. Courte, mais condensée, elle doit comporter les éléments qui vous identifient et aussi ceux qui permettent de découvrir l’entreprise. En revanche, ce n’est ni un mini-CV ni un guide juridique de la communication électronique !

Les éléments de la signature

Comme d’autres supports, la signature d’Email est un outil marketing et de communication. Si elle est bien conçue, elle renforce l’image de marque de l’entreprise et devenir génératrice de prospects. C’est aussi pour cela qu’elle doit respecter la charte graphique de l’entreprise.

La signature électronique doit comporter au minimum :

• le prénom,
• le nom de famille,
• la fonction (pour identifier l’interlocuteur),
• la raison sociale de l’entreprise,
• un numéro de téléphone (poste direct ou celui de votre assistante) fixe ou mobile (si vous êtes itinérant ou en télétravail, c’est plus pertinent que votre ligne fixe),
• l’adresse du site web de l’entreprise (ou des sites s’il y en a plusieurs).

Ensuite, d’autres éléments sont fioritures ou complémentaires en fonction de votre stratégie. Vous pouvez ajouter :

• l’adresse postale de l’entreprise ou de l’agence,
• le numéro de télécopie,
• les liens sur les réseaux sociaux (Viadeo, LinkedIn, Twitter, Facebook…),
• un slogan, une image (type bannière)…

L’idéal est de faire tenir tout cela sur 4 lignes environ…

La valeur des disclaimers

C’est quoi un disclaimer ?

Un disclaimer d’E-mail est le texte ajouté en fin d’e-mail afin de prémunir l’entreprise d’éventuelles conséquences juridiques ou des avertissements commerciaux et marketing. Cela correspond en français à une « exclusion de responsabilité légale ».

Si vous n’avez pas d’activité à l’international, je vous conseille d’éviter ces textes. Aucun texte de droit français, loi ou règlement n’oblige l’expéditeur d’un e-mail d’inclure dans son message électronique un tel message d’avertissement. Il ne sert donc à rien dans notre contexte juridique.
En revanche, si vous exportez ou importez, renseignez-vous auprès de votre conseil juridique pour chaque pays : votre activité demande peut-être de protéger la communication électronique dans un ou plusieurs pays.

Message de rappel écologique

Concernant le message « Pensez environnement ! » afin d’inciter vos interlocuteurs à ne pas imprimer les mails, il ne me semble plus aujourd’hui nécessaire. A ce propos, je vous laisse consulter l’article développant les arguments et vous permettant d’insérer cette mention dans votre signature.

Images ou pas ?

La question n’est pas anodine : de nombreuses messageries n’affichent pas les images ou les affichent après autorisation. De ce fait, vos destinataires ne verront généralement pas vos visuels.

Si vous souhaitez mettre votre photo (type photo d’identité), posez-vous la question de savoir ce que cela apportera à la signature de mail. A moins d’être un animateur de salon ou d’autres évènements, vos interlocuteurs ont-ils besoin de vous reconnaître ? Si c’est le cas, optez plutôt pour un lien vers votre profil LinkedIn, car comme nous venons de le souligner, beaucoup de messageries n’affichent pas automatiquement les visuels.

Beaucoup de marketeurs insisteront cependant sur la nécessité de mettre votre photo pour humaniser votre signature. On ne peut nier ce fait si la photo a les bonnes qualités, mais, peut-être parce que je suis une adepte de l’anonymat et de la prévention sur le web, sûrement parce que les photos professionnelles ne rendent pas service aux personnes trop souvent, je préfère insérer le logo de l’entreprise plutôt qu’un portrait. 

Dans tous les cas, que vous optiez pour une photo-portait, le logo de votre entreprise ou une bannière, réduisez au maximum le poids de l’image (convertir les visuels dans un format « léger » type jpg, png,  webp ou svg. Pour la taille du visuel, il est conseillé :

• Largeur comprise entre 320 et 600 px ;
• Hauteur comprise entre 90 et 150 px.

Enfin, choisissez une photo pouvant être utilisée dans un contexte professionnel. Ceci étant assez relatif, consultez votre entourage pour savoir si la photo retenue est vraiment professionnelle, récente et si elle vous met en valeur.

La signature d’email pour générer des leads

Nous l’avons dit plus haut : la signature est aussi un support marketing. Elle doit donc participer à vos actions quand cela est cohérent : promouvoir un produit ou un service, mettre en avant une page spécifique du site ou un article, etc. 

Pour plus d’efficacité, n’oubliez pas d’ajouter les UTM dans les liens. Cela vous permettra de suivre son efficacité et d’améliorer sa qualité en temps que support marketing.

En conclusion, une bonne signature email doit être :

• Informative parce qu’elle contient toutes les informations utiles à l’interlocuteur pour rester en contact ;
• Professionnelle parce qu’elle mentionne le poste et le rôle du destinataire au sein de l’entreprise.
• Esthétique parce qu’elle attire l’attention du destinataire de manière plaisante.