L’email (ou courriel en français) est un support écrit de communication comme un autre. Pour cela, il répond aux règles de communication par écrit. Et en plus, il répond aussi aux règles de la communication par courrier électronique, c’est-à-dire une correspondance spontanée et souvent conversationnelle, comme pour une communication téléphonique.
Mais, la problématique de la communication par email (pour la majorité d’entre nous) est le spamming qui signifie littéralement arroseur, arrosage, bombardement.
Email ou spam ?
Ce qui fait la différence entre un mail et un spam est que ce dernier est adressé à un grand nombre de destinataires au risque de les importuner.
Pour éviter que votre mail soit estampillé Spam, il existe un petit nombre de principes :
- Remplissez le champ objet par une phrase simple ou une expression qui reprend l’idée générale du contenu de votre mail, mais avec un détail personnalisé : réunion du 8 janvier 2015 ou grille de tarif au 1er janvier 2015 de notre produit réf 16972.
- En interne, vous pouvez établir une grille de priorité ou d’importance. Une expression précédera votre objet (INFO : nouvelle grille tarifaire, A NOTER : réunion générale du 8/01/2015, IMPORTANT : faire devis à Mme XXX, etc.). Mais, évitez l’expression Urgent…
- Toujours en interne, si votre réponse est courte, écrivez-la dans l’objet pour éviter à votre collègue d’ouvrir le mail.
- Différencier bien vos destinataires A = pour, CC = copie pour, CCI = copie cachée pour (ces destinataires ne seront pas visibles des autres destinataires) et n’abusez pas du nombre de destinataires. Rien ne sert d’alerter toute la planète ou toute l’entreprise pour la moindre info. La plupart d’entre elles peuvent être échangé à la pause-café ou par un appel : c’est plus convivial ! En externe, pensez aussi à personnaliser le titre de civilité.
- Soyez concis. J’ai en souvenir une collègue qui n’a jamais écrit un mail de moins de 300 mots et dont les actions attendues étaient à la fin. Lors de nos premiers échanges, lisant mes emails sur mon mobile entre 2 rendez-vous, j’ai loupé purement et simplement ses demandes !
Donc par expérience, commencez par les actions attendues et complétez ensuite par les détails (contexte, à savoir, etc.). - Signez votre message. En interne, mentionnez uniquement votre nom et prénom, on sait qui vous êtes. Pour l’extérieur, concevez une signature électronique telle que conseillé dans cet article.
- Limitez les pièces jointes et leur taille comme les visuels. Aujourd’hui, nous sommes nombreux à lire nos messages sur notre mobile. Si les pièces sont lourdes, c’est un calvaire pour la patience…
Ces quelques conseils devraient vous éviter d’être estampillé automatiquement ou par vos interlocuteurs comme Spammeur, surtout s’il s’agit d’un mail commercial. Et si vous faites partie des adeptes de la relation épistolaire, n’oubliez pas que nous sommes dans le cadre professionnel où le temps est compté. Disciplinez-vous pour être lu ! Sinon, au-delà d’être la risée de vos collègues, vous cultivez le risque de ne plus être lu après la 3ème phrase…
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