Comment faire le planning du salon professionnel ? La réussite d’un salon dépend énormément de l’organisation et la logistique. Source d’énervement ou de cohésion d’équipe, c’est quitte ou double ! Pour vous aider dans votre gestion de cet événement, je vous propose ci-dessous un rétroplanning du salon professionnel.

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Ce rétroplanning du salon professionnel reprend les grandes lignes. Vous pourrez l’alimenter de nouvelles missions au fur et à mesure de votre expérience. Vous pourrez aussi ajouter quelques colonnes pour en faire un outil de gestion : responsable de la mission ou de la tâche, état de réalisation, commentaires, etc.

Période Actions
J – 12 mois
  • Repérage des salons (nationaux Paris et Province, et internationaux),
  • Visites des salons et repérage,
  • Choix du ou des salons pour l’année suivante,
  • Définition des objectifs pour les salons choisis,
  • Contact avec les organisateurs pour s’informer sur les modalités de réservation,
  • Réservation du stand si les inscriptions sont ouvertes.
  • Définition de l’événement sur le salon : lancement de produit, restructuration du catalogue, annonce…
  • Désignation du chef de projet.
J – 10 mois
  • Définition du budget,
  • Élaboration et diffusion du cahier des charges pour le stand auprès des standistes,
  • Réservation d’une ou plusieurs hôtesses.
J – 9 mois
  • Elaboration du plan de communication,
  • Elaboration du cahier des charges pour les vidéos, les supports commerciaux, etc.
J – 8 mois
  • Création du fichier Contacts Presse
J – 6 mois
  • Réservation d’un véhicule de transport si nécessaire
  • Réservation de l’hébergement, du transport et de la restauration des collaborateurs participants.
J – 5 mois
  • Élaboration et impression des supports commerciaux (cartes de visite, flyers, dépliants, etc.
  • Création des pages spécifiques sur le site Internet
J – 4 mois
  • Elaboration du dossier de Presse, du communiqué de presse Print et de ses déclinaisons pour le Web.
J – 2 mois
  • Identification des prospects et clients à inviter
  • Préparation du planning des journées du salon.
  • Diffusion du dossier de presse auprès des contacts Presse.
  • Diffusion du communiqué de presse auprès des journalistes et des déclinaisons sur les sites spécialisés.
J – 1 mois
  • Distribution du dossier d’organisation auprès des équipes :
    • Organisation de la journée ;
    • Les contacts en cas de problème ;
    • Le planning de présence sur le stand ;
    • Les modalités : plans d’accès, horaires, badges ;
  • Lancement des invitations auprès des clients et prospects,
  • Prise de RDV avec les prospects
J – 2 semaines
  • Relances des clients et prospects invités ;
  • Relances des contacts Presse.
  • Réception du stand (ou visite chez le standiste) pour contrôle du stand.
J – 1 semaine
  • Réunion avec l’équipe animatrice sur le stand et ceux qui restent au bureau :
    • Logistique de la journée du salon ;
    • Gestion des absences ;
    • etc.
  • Achat des fournitures, alimentaires, boissons, etc.
J
  • Mise en place du stand
  • Animation commerciale du stand

Choisir l’emplacement de son stand

Vous voulez ajouter des missions à ce rétroplanning du salon professionnel ?