Comment faire le planning du salon professionnel ? La réussite d’un salon dépend énormément de l’organisation et la logistique. Source d’énervement ou de cohésion d’équipe, c’est quitte ou double ! Pour vous aider dans votre gestion de cet événement, je vous propose ci-dessous un rétroplanning du salon professionnel.
Ce rétroplanning du salon professionnel reprend les grandes lignes. Vous pourrez l’alimenter de nouvelles missions au fur et à mesure de votre expérience. Vous pourrez aussi ajouter quelques colonnes pour en faire un outil de gestion : responsable de la mission ou de la tâche, état de réalisation, commentaires, etc.
Période
Actions
J – 12 mois
Repérage des salons (nationaux Paris et Province, et internationaux),
Visites des salons et repérage,
Choix du ou des salons pour l’année suivante,
Définition des objectifs pour les salons choisis,
Contact avec les organisateurs pour s’informer sur les modalités de réservation,
Réservation du stand si les inscriptions sont ouvertes.
Définition de l’événement sur le salon : lancement de produit, restructuration du catalogue, annonce…
Désignation du chef de projet.
J – 10 mois
Définition du budget,
Élaboration et diffusion du cahier des charges pour le stand auprès des standistes,
Réservation d’une ou plusieurs hôtesses.
J – 9 mois
Elaboration du plan de communication,
Elaboration du cahier des charges pour les vidéos, les supports commerciaux, etc.
J – 8 mois
Création du fichier Contacts Presse
J – 6 mois
Réservation d’un véhicule de transport si nécessaire
Réservation de l’hébergement, du transport et de la restauration des collaborateurs participants.
J – 5 mois
Élaboration et impression des supports commerciaux (cartes de visite, flyers, dépliants, etc.
Création des pages spécifiques sur le site Internet
J – 4 mois
Elaboration du dossier de Presse, du communiqué de presse Print et de ses déclinaisons pour le Web.
J – 2 mois
Identification des prospects et clients à inviter
Préparation du planning des journées du salon.
Diffusion du dossier de presse auprès des contacts Presse.
Diffusion du communiqué de presse auprès des journalistes et des déclinaisons sur les sites spécialisés.
J – 1 mois
Distribution du dossier d’organisation auprès des équipes :
Organisation de la journée ;
Les contacts en cas de problème ;
Le planning de présence sur le stand ;
Les modalités : plans d’accès, horaires, badges ;
Lancement des invitations auprès des clients et prospects,
Prise de RDV avec les prospects
J – 2 semaines
Relances des clients et prospects invités ;
Relances des contacts Presse.
Réception du stand (ou visite chez le standiste) pour contrôle du stand.
J – 1 semaine
Réunion avec l’équipe animatrice sur le stand et ceux qui restent au bureau :
Logistique de la journée du salon ;
Gestion des absences ;
etc.
Achat des fournitures, alimentaires, boissons, etc.
Passionnée par le marketing et la formation, je capitalise mon quotidien professionnel sur mon site Lisette Mag' où je vulgarise les concepts et les méthodologies pour les rendre accessibles à tous.
Par ailleurs, je restaure une ferme de 1700 (répertoriée) en Mayenne en compagnie de mes équidés, caprins, ovins et diverses bêtes à plumes parmi des châtaigniers qui ont connus la Révolution.
Bonjour,
Je réserve les hébergements plus de 6 mois avant l’événement.
En effet, selon son importance, 6 mois avant les hôtels à proximité sont déjà complets.
Bonjour,
Je réserve les hébergements plus de 6 mois avant l’événement.
En effet, selon son importance, 6 mois avant les hôtels à proximité sont déjà complets.