Tuto : rédiger le cahier des charges de son site Web

Le cahier des charges d’un site internet, en particulier quand vous souhaitez sous-traiter son élaboration, est impératif. Non seulement, il doit indiquer ce que vous souhaiter comme résultat final (aspect graphique, fonctionnalités, référencement, contrôle et analyse), mais il oriente aussi sur la relation souhaitée avec le prestataire et indique les responsabilités de chacun.

Je vous détaille ci-dessous chaque partie de ce que doit mentionner (en général) votre cahier des charges. À vous de personnaliser ce modèle général, selon votre propre contexte, vos besoins, attentes et contraintes…

Les différentes parties du cahier des charges

Généralement, un cahier des charges comporte les parties ci-dessous. Cependant, vous pouvez en supprimer ou en ajouter. Le détail de chacune de ces parties vous permettra de faire le bon choix. Le principe de rédaction du cahier des charges est le même que pour tout document de communication, on commence par situer le sujet dans son contexte et on évolue vers la précision :

1. Présentation générale du projet : présentation de la société, du contexte qui a amené le projet, une description générale du projet.
2. Description fonctionnelle du projet : description des blocs composant le projet, description et schémas des processus.
3. Migration et intégration.
4. Les solutions techniques à apporter : référencement, analyses et maintenance.
5. Planification.
6. Budget.

Présentation générale du projet

Dans cette première partie du cahier des charges, vous allez exposer le contexte du projet, les causes qui ont déclenché le besoin d’un site (ou de refaire le site actuel), et ce qu’il est sensé apporter comme solution. Le prestataire doit comprendre ainsi les enjeux de ce projet de site Internet et les contraintes qui sont imposées. Ainsi, il pourra répondre en connaissance de cause à la vraie nature de votre projet.

Présentation de votre organisation (entreprise, association ou administration)

Vous indiquez ici ce qu’est votre entreprise : son objet (ce que vous vendez ou proposez) et son marché, son histoire, sa culture, le nombre de collaborateurs, son positionnement, ses avantages concurrentiels, ses projets de développement…
Si vous possédez déjà un site Internet, expliquez aussi quand et comment il a été fait, le nombre de visiteurs actuel, son nombre de pages et les statistiques disponibles, etc. Et forcément, mentionnez pourquoi vous souhaitez le réviser. Il faudrait aussi indiquer quel est l’hébergement actuel, le nom de domaine, les contenus à conserver, etc.
À la fin de la lecture de cette partie, le prestataire doit percevoir qui est votre organisation et ce que qu’elle souhaite atteindre. Il doit aussi pouvoir la situer sur votre marché et la différencier par rapport à ses concurrents.

Présentation du projet

Si vous ne l’avez pas assez précisé dans la partie précédente, détaillez précisément le contexte du projet, puis indiquez les enjeux, l’importance dans le cadre d’un projet plus large de celui du site Internet, et les objectifs. Voici quelques pistes :

• À qui s’adresse votre site ? Des clients et / ou prospects ? Des partenaires ? Des adhérents et/ou futurs adhérents ? Vos collaborateurs ?
• Quelle est la zone géographique visée ? Si elle comprend des pays de langues différentes, votre site sera-t-il multilingue ?
• Quel est son objectif général : informer, communiquer, promouvoir, vendre…
• Quels sont les objectifs chiffrés ? nombre de prospects, C.A..
• Quel est le message principal que vous souhaitez faire passer ?
• Quels sont vos objectifs de visite ? De vente ? De téléchargement de vos documents ?
• Possédez-vous une charte graphique et éditoriale ?

Les prestations complémentaires

Vous y indiquerez les prestations liées à l’élaboration du site Internet que vous attendez : aide choix de la solution technique, aide à l’architecture du site, conseil en ergonomie, infographie, création d’une identité de marque, d’une charte graphique, application mobile, conseils en référencement, aide à la production de contenus rédactionnels…
Si vous êtes dans une attente globale d’un site élaboré, je vous conseille de diviser votre cahier des charges en lot. En effet, un webmaster n’est généralement pas infographiste, l’un et l’autre ne sont pas spécialistes du référencement, ni rédacteur de contenu, etc. Ce sont des métiers différents. Aussi, vous aurez donc besoin d’un groupement de prestataires (qui se seront regroupés en toute autonomie) ou de rechercher des prestataires pour chacune de ces spécialités. Si une agence vous propose l’ensemble de ces prestations, il vaut mieux vérifier qu’elle possède bien les ressources en interne, car les agences sont aussi généralement spécialisées.

Les contraintes du projet

Dans cette même partie de présentation générale du projet, il est intéressant d’indiquer d’ores et déjà ses contraintes de planning, les contraintes techniques, les contraintes des ressources et les contraintes financières, ainsi que celles de suivi du projet.

• Contraintes de planning : quelle est la période allouée ? Comment s’effectuera la livraison (en lots ou par versions, sur la base d’une maquette) et sous quelles modalités
• Contraintes techniques : avez-vous des préférences en terme de développement ? D’applications ou CMS souhaités ? D’hébergement ? Souhaitez-vous imposer un langage de développement standard (php, java, xml…) ?
• Contraintes de ressources : quelles sont vos ressources en interne qui peuvent suivre le projet ? Qui peut mettre et reprendre la production ?
• Contraintes financières : quel est votre budget ? Comment comptez-vous régler la prestation (par livraison, en final…) ?
• Contraintes de production : quelle garantie souhaitez-vous ? Quelles modalités de maintenance ? Comment seront formées vos ressources en interne pour assurer le suivi et l’animation du site ?

Modalités de la réponse attendue

Le prestataire doit vous apporter une réponse par écrit : il s’engage sur sa réponse. Cependant, il vaut mieux définir un cadre de réponse pour être certain d’avoir la réponse attendue dans le cadre défini et que les réponses des prestataires soient comparables. N’hésitez pas à indiquer un nombre limite de pages, certains peuvent être prolixes !
Vous indiquerez dans cette partie une trame de réponse : présentation du prestataire et de son équipe, références, préconisations techniques, solution technique, méthodologie, planning, devis détaillé. Vous conclurez par l’indication de vos contacts fonctionnels et techniques internes (en cas de questions) et les modalités de réponses : date de lancement de l’offre, date d’échéance pour le retour des réponses, la période que vous vous accordez pour analyser les offres et la date où vous apporterez votre réponse.
Éventuellement, si vous souhaitez mener des entretiens, vous indiquerez aussi sur quelles périodes vous envisagez de les réaliser.
À la fin de cette première partie du cahier des charges, le prestataire doit déjà pourvoir savoir s’il peut s’engager ou pas sur votre projet, en terme de ressources compétentes et disponibles, de planning, de budget…

Description fonctionnelle du site

 

 

Dans cette partie du cahier des charges, vous allez décrire le site que vous souhaitez. Ce chapitre est à rédiger tout en mesure car elle donne sa forme à votre projet : sa réalité. Je m’explique. Si vous êtes peu précis, le prestataire n’aura pas une vision correcte. Ces vignettes ci-dessous illustrent bien la dérive d’un projet informatique quand le commanditaire n’est pas assez précis :

J’en profite pour diffuser un message : je connais ce dessin depuis des années, mais je n’ai jamais trouvé sa source. Si une personne détient cette information… Afin que je puisse rendre à son propriétaire son œuvre.
Revenons à la description fonctionnelle de votre site Internet. Donc, si vous êtes peu précis, le prestataire imaginera sa réponse (donc le résultat) et élaborera son devis sur une transcription de votre description erronée..
Si vous êtes trop précis, le prestataire peut se sentir « coincé » et vous proposer une réponse très typée, sans vous apporter ses conseils et son expérience…
Je vous conseille pour éviter ces dérives de procéder par description de chaque bloc fonctionnel et d’abuser des représentations schématiques et d’exemples de site que vous avez repéré :

• L’architecture du site (arborescence)
• Les pages-types : home page, générale, blog…
• Les chemins de navigation dans le site, sans inscription ou après inscription
• La gestion des landing pages
• La newsletter,
• Le blog
• Les réseaux sociaux
• La gestion des droits,
• …

Enfin, vous mentionnerez les contenus (image, photos, textes, élément à scanner…) que vous apporterez et leur format.

Migration et intégration

Généralement, le prestataire élabore le futur site sur une base de test. Le site est ensuite déplacé sur le serveur après validation de son ensemble : c’est ce qu’on appelle la migration du site.
Deux cas de figure se présentent : soit votre site est votre premier site, soit il vient remplacer celui existant. Dans le premier cas, la migration est « simple ». On crée l’hébergement et on y installe votre site. Dans le second cas, que faire de votre site existant ? Les données seront-elles re-exploitées dans le futur site ou pas ? Si vous souhaitez les conserver et/ou continuer à les utiliser, vous devez préciser au prestataire quelle est la typologie de ces données et leur technologie d’exploitation afin qu’il puisse vous confirmer leur compatibilité avec le nouveau site et si elles peuvent être converties, le cas échéant.
Enfin, cette partie doit aussi mentionner si le site est associé à :

• une application (CRM, logiciels…),
• d’autres sites,
• les réseaux sociaux,
• moteur de recherche interne au site,
• formulaire de collecte d’information,
• boutique électronique,
• sondage,
• quizz,
• gestion automatique d’actualités,
• interface de mise à jour du site…

Le prestataire doit être dans la capacité de vous assurer la continuité de la liaison entre votre site et ses solutions. On parlera d’intégration du site avec des systèmes tiers.

Les solutions techniques

Vous préciserez ici quelles sont les solutions techniques que vous souhaitez pour votre site afin de vous aider à le rendre visible et à contrôler ses objectifs. Vous détaillerez vos attentes en :

• référencement,
• suivi (analytics),
• navigateur,
• support (responsive design et application mobile),
• langage informatique,
• accessibilité web,
• hébergement…

Voilà pour l’essentiel. Cet article n’a pas la prétention d’être complet. Il doit vous aider à débuter la rédaction d’un cahier des charges, puis à le personnaliser en fonction de votre cas. Pour vous aider dans l’élaboration de votre premier cahier des charges, vous pouvez télécharger le modèle de cahier des charges pour site Internet.