Comme le communiqué de presse, le dossier de presse n’est pas un document commercial. Oubliez donc les argumentations commerciales, vous seriez hors de propos. Ce dossier est destiné à la presse et doit être le support principal de cette relation presse.
Pour bien comprendre l’enjeu de ce document, nous allons d’abord définir ce qu’est un dossier de presse. Nous verrons ensuite son contenu, son fond et sa forme. Si vous souhaitez aller plus loin dans chacune de ces rubriques, vous trouvez à la fin de cet article toutes les publications dédiées au dossier de presse.
Ça sert à quoi un dossier de presse ?
Premièrement, il est destiné aux journalistes. Il doit leur permettre de trouver les informations qui les aideront à rédiger leur article sur votre entreprise ou à préparer l’interview.
Pour cela, il doit être :
- complet pour que le journaliste puisse comprendre qui vous êtes et ce qu’est votre entreprise.
- structuré afin que le journaliste ne perde pas de temps à chercher les informations. Ce serait un mauvais point qui pourrait le conduire à choisir une autre entreprise : vous n’êtes pas le seul à souhaiter paraître dans la presse.
- multi-domaine : les informations abordées seront abordées sous des angles différents pour présenter votre société dans sa globalité, mais aussi pour que chaque domaine de presse se sente concerné : financier/économique, social, …
- annexé de documents appuyant (prouvant) vos propos et de visuels (dont vous êtes propriétaire ou dont vous disposez des droits).
- attractif pour retenir l’attention du rédacteur en chef qui reçoit plus d’une cinquantaine de dossiers par jour pour certaines publications, voir plus.
- pratique, car il va être manipulé et conservé (archivé) par le journal. L’assemblage doit donc être simple et pas encombré d’agrafes et de trombones s’il est au format papier. Le mieux reste le format en ligne permettant de faire un copier-coller.
Enfin, votre attention portera tant sur le fond que la forme. La première impression d’un document, c’est sa forme. Et on a rarement occasion de faire deux fois bonne impression !
Bref, le dossier de presse est un document de référence concernant votre entreprise, à l’attention de la presse qui – vous l’avez sûrement constaté – est composée de personnes débordées et ultra-sollicitées.
Que mettre dans le dossier de presse ?
Le dossier de presse comprend généralement :
- un sommaire,
- un document de synthèse (appelé communiqué de synthèse),
- une dizaine de fiches thématiques et des annexes.
L’ensemble est remis dans une pochette ou un dossier, ou encore au format PDF.
Le communiqué de synthèse
C’est évidemment une synthèse de tous les messages contenus dans le dossier de presse. Chaque point fera l’objet d’un paragraphe court (6 lignes environ).
Les fiches
Celle de présentation des éléments d’identification de votre entreprise est forcément indispensable, comme celle des contacts, celle de présentation de vos produits, celle de l’histoire de l’entreprise et enfin, celle du parcours personnel du dirigeant. Ensuite, vous pouvez constituer des fiches pour chaque événement majeur de la société ou sur des fiches thématiques (Innovation, recherche et développement, Management et ressources humaines, Perspectives et opportunités, Mécénat et sponsoring, le rayonnement international, la création d’emplois…). C’est à vous de voir en fonction de ce que vous voulez mettre en avant.
Les titres des fiches seront explicites pour que le journaliste puisse s’y retrouver à partir du sommaire, mais aussi accrocheurs.
Chaque fiche comportera au plus une soixantaine de lignes et le nombre de fiches n’excédera pas le nombre de 10.
Les annexes
Elles peuvent être des documents (articles, résultats d’enquête,…) ou des visuels. Ces derniers doivent être légendés et si possible renvoyer vers une URL pour les télécharger.
Comment rédiger ?
Je vais me répéter, mais le dossier de presse n’est pas un document commercial.
C’est une aide contenant des informations de qualité pour les journalistes. Prenez un ton neutre et un style à la 3è personne (pas de nous/vous). Pour ne pas l’oublier, rappelez-vous régulièrement durant l’exercice de rédaction que vous devez informer, donnez envie et non convaincre ou séduire.
Vos textes, pour être compréhensibles, quel que soit votre style, doivent contenir des phrases courtes qui vont à l’essentiel. Évitez les digressions, les allers-retours. Restez synthétique et informez uniquement.
Le QQOQCP reste toujours votre meilleur ami pour recenser ce que vous devez incorporer dans votre dossier.
En revanche, n’hésitez pas à être pédagogique plutôt qu’expert. Les journalistes ne connaissent pas forcément votre domaine d’activité. Si vous expliquez avec des mots simples et des schémas des conceptions complexes, ce sera parfait !
Concernant les commentaires et les superlatifs, gardez votre opinion pour vous. Et si vous affirmez (leader sur le marché, élu produit de l’année, ertc.), apportez des preuves à vos propos.
Et vient la forme…
Le dossier de presse Print (format papier)
On l’a dit plus haut, prenez plutôt une pochette à rabat et évitez de relier les documents.
Sur la pochette, apposez :
- le titre (qui sera repris sur le communiqué de synthèse),
- la date,
- le logo de la société
- et surtout la mention « Dossier de presse« .
N’hésitez pas à donner le ton de votre marque à cette pochette en terme de graphisme et d’esthétique.
Toutes les pages seront paginées. Et toutes contiendront la même disposition pour le logo, le contact de l’entreprise et ses coordonnées.
La forme, je le répète est aussi important que le contenu. Donnez envie d’ouvrir la pochette et de découvrir toutes les fiches par un graphisme attractif.
Des questions ? Des remarques ? Je reste à votre écoute.
Pour aller plus loin :
- Le plan idéal du dossier de presse de l’entreprise
- Le guide pratique de la relation presse
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