Bientôt, à vous le sable chaud, la serviette et la crème solaire ! Oui, mais la terre ne va pas s’arrêter de tourner durant vos vacances ! Alors que faut-il prévoir pour que vos vacances et votre retour soient sereins ?
Prévenir vos clients
Si vous vous partez, vos clients partiront sûrement avant ou après vous… Selon vos dispositions et celles de votre entreprise, prévenez vos clients des modalités pour vous contacter en cas où et qui est en mesure de les renseigner en l’absence de leur interlocuteur habituel.
Pour cela, évitez le message en pied de page de mail ou dans la signature : dans le feu de l’échange, le message ne sera pas reçu. Préférez un mail personnalisé que chaque conseiller peut adresser aux contacts de son portefeuille pour indiquer en particulier qui le remplace durant ses congés. Doublez ce mail par le message d’absence paramétré dans le gestionnaire de messagerie qui rappellera l’interlocuteur remplaçant et ses coordonnées.
Et bien entendu, il faudra ne pas oublier de supprimer ce message d’absence au retour des congés…
Ne pas perdre les prospects
Commencez une relation en mentionnant que vous êtes en sous-effectif du fait des vacances ou faire poireauter le prospect en attendant que le conseillé attribué reviennent de ses congés, c’est mal débuter et donner une image d’une société aux capacités insuffisantes et mal organisée. Prévenir, c’est guérir !
Prévoyez une procédure adaptée à la baisse des effectifs ou aux capacités des stagiaires. Vous perfectionnerez l’administration à la rentrée sur ces contacts estivaux. Privilégiez la relation et le premier contact : il faut pouvoir renseigner le prospect et lui donner les éléments de réflexion nécessaire.
Réduisez la voilure
Durant l’été, prospects et clients partent aussi se reposer. Evitez de programmer des campagnes, sauf si elles sont essentielles à votre activité (saisonnière) ou des actions promotionnelles. Cela aurait comme effet de surcharger les équipes déjà en sous-effectif et le résultat serait plus négatif que positif.
Par contre, si l’activité se réduit à partir du début juillet pour stagner entre mi-juillet et mi-août, elle reprend progressivement après le 15 août pour retrouver un rythme normal dès le premier jour de la rentrée scolaire. Profitez de cette période de calme entre mi-juillet et mi-aout pour prévoir votre rentrée et surtout la fin d’année (carte de voeux).
Et pour ceux qui actualisent leur plan marketing durant l’été, c’est le moment de s’y mette ! Pour ma part, je remplit aussi mon agenda de rdv pour la rentrée, histoire de repartir sur un bin rythme.
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