Le budget prévisionnel est à définir avant votre inscription à l’événement, comme les objectifs à votre participation au salon. Il est important d’établir ce budget prévisionnel pour constater après la manifestation les écarts et ce que vous n’aviez pas prévu. Cela sera utile pour mieux établir votre budget les années suivantes et concevoir des solutions de réduction des coûts.

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Exposer sur un salon est un vrai investissement. Vous vous apercevrez aussi qu’il peut aussi rapidement devenir un gouffre si son organisation est mal gérée. C’est d’ailleurs pour cela, entre autres, que je conseille de commencer l’organisation du salon une année avant le jour J.

Frais prévisibles et frais cachés

Comme beaucoup d’événements, le coût total peut varier avec une grande amplitude si l’organisation de votre participation est mal gérée. La logistique est donc une composante importante qu’il ne faudra pas négliger en pratique :

Par exemple, il faut prévoir une structure de stand modulable pour être réutilisée sur d’autres salons, et ce, sur plusieurs années. Cet investissement sera donc amorti.

Vous pouvez aussi envisager une solution de recueil des informations Prospect. Plus vous y penserez tôt, plus vous aurez de temps pour la mettre en place et ainsi, limiter les coûts sur cette ligne.

D’autre part, votre participation à un salon présente de nombreux frais cachés que vous pouvez déjà découvrir ci-dessous :

Modèle de budget prévisionnel pour un exposant

===== DEPENSES =====
INSCRIPTION
> Location du stand € H.T
> Frais technique (branchements électriques, accès Internet, téléphone, etc.) € H.T
> Mobilier et aménagement € H.T
> Conférences, ateliers, événement VIP, cocktail, etc. € H.T
CONCEPTION DU STAND € H.T
ACTIONS DE PROMOTION
> Conception de documents € H.T
> Impression de documents € H.T
> Mise à jour du site Internet € H.T
> Community Management (jeux concours, animation des médias sociaux) € H.T
> Routage des invitations € H.T
> Cadeaux ou objets publicitaires € H.T
ACTIONS DE COMMUNICATION
> Encarts publicitaires € H.T
> Conception du dossier de presse € H.T
> Conception des communiqués de presse € H.T
> Relations Presse € H.T
LOGISTIQUE
> Transport du stand et autres € H.T
RESSOURCES HUMAINES
> Frais de personnel € H.T
> Frais d’hébergement € H.T
> Frais de restauration € H.T
> frais de transport € H.T
===== RECETTE =====
> € H.T

Voilà pour les charges principales et générales.

Poursuivons…