Améliorer vos écrits électroniques : simple et efficace !

La communication écrite : particularité

Pour rappel, la situation de communication écrite est particulière : la rétroaction de votre interlocuteur n’est pas immédiate (il faut qu’il reçoive l’écrit et qu’il le lise pour réagir), voire totalement absente. Vous n’avez donc pas, au moment de la communication (quand il lira votre texte), le moyen d’intervenir pour apporter des précisions sur votre propos ou recadrer d’éventuelles incompréhensions.

Bref, à l’écrit, vous avez qu’un seul essai pour faire passer votre message. Voyons donc comment améliorer vos écrits pour que le message passe du 1er coup.

Petit rappel de vos cours de com’

En communication en général, et en communication écrite en particulier, le B-A-BA est le schéma ci-dessous : le schéma simplifié de communication selon Shannon.

Vous devez toujours l’avoir à l’esprit avec le QQOQCP.

• Le référent ou cadre de référent : ce sont les opinions, les valeurs, les connaissances des individus en communication, bref leurs références sur le sujet traité. Plus ils auront une représentation proche du sujet et de la vôtre, plus la compréhension des propos sera facilitée.
• Le canal : c’est le moyen de communication utilisé par les interlocuteurs pour échanger. Dans notre cas, c’est l’écrit, mais il peut être aussi par oral en face-à-face, à distance (téléphone), visuel (dessin, signalisation…), audiovisuel (tchat, vidéos, etc.), télématique…
• Le code est le langage utilisé. Il s’agit de la langue, du niveau de langage, mais aussi des caractères de police utilisée (lettres et chiffres), de couleurs, de formes, de signes…
• L’émetteur est celui qui adresse un message (celui qui écrit…) et le destinataire est celui qui reçoit le message.
• Le message est le contenu : l’information structurée faisant l’objet de la communication.
• Lorsque l’émetteur et le destinataire sont en contact direct et que la communication est immédiate, on observe la rétroaction (feed-back). C’est-à-dire la réaction verbale ou non de celui qui reçoit le message.
  La particularité de l’écrit est qu’en général l’émetteur n’a pas ce retour ou alors en différé, souvent transformé par la prise de recul. Ainsi, l’interlocuteur-émetteur n’a pas les moyens de recadrer son message ou alors beaucoup plus tard dans le temps. C’est ce qui fait que l’écrit est souvent générateur de quiproquos et de frustrations.
• Les bruits regroupent tous les éléments qui vont perturber la communication. Pour l’écrit, ce sera une faute de frappe, des interlignes trop resserrées, une typographie illisible, une taille de police trop petite, un texte en majuscules, l’absence de cohérence dans le plan, dans les titres, entre les paragraphes…

Donc en résumé, plus que par tout autre canal, pour être efficace, votre écrit doit être clair, net et précis !

Méthodologie de la communication par écrit

Pour quoi j’écris ?

La première étape est de définir le motif de votre écrit (le quoi du QQOQCP). C’est le fil rouge de votre travail. Cela va permettre de donner du sens à votre communication et spécifier clairement quel résultat vous attendez à l’issu de l’échange. Cela vous permet aussi d’adapter le contenu du message à cet objectif et à vos interlocuteurs. Ainsi, après la rédaction du message, la définition de cet objectif vous servira à recadrer votre message et à éviter de partir dans des digressions qui feront perdre tout intérêt à votre écrit.
Pour définir votre objectif, rédigez-le en une phrase avec un verbe d’action (informer, prévenir, convaincre, persuader, faire agir, faire appliquer, inciter à l’action…), un complément d’objet désignant le ou les destinataire(s). Vous y mentionnerez aussi le contexte de l’information (circonstances).

Transmettre l’information avec lisibilité

Il ne s’agit pas simplement d’écrire, il s’agit surtout d’être lu !

Il vous faut donc être lisible et donner l’envie au(x) destinataire(s) de vous lire…
A l’aide d’un QQOQCP, recenser toutes les informations que vous devez indiquer, puis organisez-les à l’aide d’un plan.
Autre rappel, rédigez avec des phrases simples (1 seule subordonnée pour des phrases courtes) et des vrais paragraphes (1 idée par paragraphe).
Évitez les termes et expressions peu utilisés et préférez-leur des termes clairs, concis et courtois. Bien entendu, l’orthographe doit faire l’objet d’une attention particulière.

Le bon vieux plan de rédaction d’un courrier

Allez, pour la forme, dernière révision ! Remémorons-nous ce fameux plan pour rédiger un courrier.

1. Introduction : rappel des faits en 1 ou 2 paragraphes maximum. On replace le contexte pour le lecteur : soit un résumé des précédentes interactions s’il y en a eu ou le motif pour lequel vous prenez la plume.
2. Développement : on expose les faits, causes et conséquences en respectant la règle d’une idée par paragraphe.
3. Conclusion : on exprime concrètement ce qu’on attend de son interlocuteur et le moyen d’obtenir des informations complémentaire pour son action si besoin.

Voilà, comme cela ne fait jamais de mal, ce sera la révision du mois…